Gestione documentale

“Uno studio di InfoCamere ha evidenziato i costi, spesso nascosti, della gestione documentale cartacea. Secondo quanto emerso dallo studio, ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l'archiviazione dei documenti, in media un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.”
(il testo integrale di questa ricerca è disponibile al seguente indirizzo:  http://www.infocamere.it/doc/osservatoriowhite.pdf)

L'introduzione di un sistema di gestione documentale all'interno dell'azienda permette di ottenere notevoli vantaggi economici, organizzativi e gestionali.

Alfresco e la Gestione Documentale open-source

Alfresco è un document management system (software di gestione documentale open-source) che permette di gestire la digitalizzazione di documenti, l'archiviazione di documenti e file in genere, l'indicizzazione di documenti automatizzata, la gestione di processi di approvazione e revisione e l'integrazione di workflow personalizzati.

  • Facilità d'uso e di introduzione: l'utente dispone di un'interfaccia semplice e flessibile con la quale interagire per gestire i documenti. Tramite il protocollo CIFS è inoltre possibile gestire i documenti in Alfresco come se si stesse lavorando su una cartella di Windows. Questa modalità di lavoro consente di sostituire il disco di rete condiviso con Alfresco senza modificare le modalità di lavoro degli utenti.
  • Disco condiviso avanzato: Alfresco permette di sostituire il classico disco di rete con un repository centralizzato di documenti, organizzato e strutturato in modo totalmente personalizzato
  • Gestione delle autorizzazioni: è possibile definire livelli di accesso diversi per i singoli utenti su cartelle ma anche su singoli documenti. Alfresco consente di dare l'accesso in sola lettura, in modifica, permette l'aggiunta di nuovi documenti e/o di cancellare documenti esistenti. Il tutto completamente configurabile
  • Integrazione con Microsoft Office: la gestione dei documenti è possibile  direttamente da Word, Excel, Powerpoint e tutti gli altri prodotti della suite Microsoft.
  • Regole per l'automatizzazione di processi: il repository di Alfresco permette l'introduzione di regole per l'esecuzione in maniera automatica di processi ricorrenti. Ad esempio è possibile introdurre una regola che, ogni volta che un documento word viene caricato in una data cartella, lo converte in un documento pdf e lo invia ad un gruppo di utenti predefinito. Attraverso queste regole di automatizzazione dei processi, è possibile, ad esempio, attivare dei processi per la gestione della fatturazione attiva e passiva, per l'approvazione di ordini e invio conferme ai fornitori e molto altro ancora.
  • Estrazione automatica dei metadati: all'atto del caricamento di un documento o della modifica di un documento esistente, Alfresco è in grado di leggere il documento stesso ed estrarne dei metadati che potranno essere usati per eseguire delle ricerche mirate. Alfresco, inoltre può eseguire ricerche full-text sul contenuto dei documenti.
  • Workflow personalizzati: uno dei punti di forza di Alfresco è la possibilità di creare dei workflow di approvazione, revisione, collaborazione, ecc. sui documenti. Non ci sono vincoli o limiti ed è possibile replicare fedelmente il processo aziendale per la pubblicazione di un documento.
  • Registrazione degli accessi: Alfresco registra tutte le operazioni che vengono svolte sui documenti e gli accessi agli stessi. In questo modo è sempre possibile risalire all'autore di una modifica o sapere chi ha letto, ed in che data, un determinato documento.
  • Gestione ed archiviazione della posta: a partire dalla versione 3.2, Alfresco ha introdotto la funzionalità di server IMAP all'interno del core. E' quindi possibile utilizzare Alfresco come gestore delle mail e per l'archiviazione di tutte le mail aziendali, gestendo di fatto la mail come se si trattasse di un documento qualsiasi. Inoltre, mediante le regole di automatizzazione dei processi, è possibile definire dei filtri per la suddivisione delle mail in base al mittente, alla priorità, all'oggetto, definire dei redirect per inoltrare le mail che soddisfano taluni requisiti e molto altro ancora.

Alfresco permette quindi di trasformare il documento in un servizio.

Il risultato nell'utilizzo di Alfresco è un grosso risparmio di tempo e di denaro, documenti difficilmente reperibili possono essere ora trovati con una semplice ricerca full-text, documenti riservati possono essere ora protetti con un semplice click e così via.

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